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    CHECK-LIST PARA EVENTOS

    Fonte: Paulo Bruin – Consultor de Negócios & Treinamentos em Gestão de Eventos

    PLANEJAMENTO
    • Comercialização de Eventos
      (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos)
    • Contrato de Prestação de Serviços de Organização
      (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras)
    • Estudos Mercadológicos
      (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
    • Calendário de Eventos da Cidade
      (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
    • Previsão Orçamentária
      (receitas, despesas, resultado)
    • Cronograma de Desembolsos
      (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
    • Tipos de eventos e terminologia
      (congresso, seminário, simpósio ou outro nome)
    • Iniciativas integradas
      (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
    • Esboço do Programa
      (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
    • Cronograma de Atividades
      (tarefas e providências, responsáveis e prazos)
    • Relacionamento “cliente e organizador” – Comissões de Suporte
      (organizadora, executiva, técnica e outras)
    • Apoio Institucional
      (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
    • Programação Visual
      (logomarca oficial, impressos em geral)
    • Patrocínios, subvenções e permutas
      (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)

    ORGANIZAÇÃO
    • Programa
      (chamada de trabalhos; critérios de seleção de palestras; normas de publicação de textos; esboço de dias & horários)
    • Meios e Formas de Divulgação
      (formatação de cadastro; folhetos e impressos; internet; telemarketing; plano de mídia; assessoria de imprensa)
    • Automação de Eventos
      (sistemas informatizados – gerenciamento; administração; credenciamento; outros)
    • Aspectos Jurídicos
      (proteção da marca; registro de domínio; contratos; acordos; código de defesa do consumidor; legislação trabalhista)
    • Locais de Inscrições
      (secretaria executiva: atendimento; controle; registro; confirmação)
    • Gerenciamento e Administração
      (serviços de terceiros; propostas; orçamentos; contratos; previsão orçamentária; cronograma de atividades)
    • Textos e Correspondências
      (padronização; objetividade; apresentação; prazos de respostas)
    • Patrocínios, Subvenções e Permutas
      (fase 2: projetos e propostas; visitas; reuniões; acompanhamento; contratos; contrapartidas)
    • Local do Evento
      (ordem de serviços e suporte & logística)
    • Responsabilidade e Co-Responsabilidade Civil 
      (seguros; alvarás; medidas preventivas)
    • Pessoal de Apoio
      (recepcionistas; coordenadoras; operadores; mestre de cerimônias; locutor oficial; seguranças; faxineiras; outros: – propostas; contratação; treinamento)
    • Material dos Participantes
      (crachá; pasta; bloco de anotações; caneta; formulário para perguntas; programa oficial; lembranças e brindes; cd-rom com textos das palestras; certificado; atestado de carga horária; manual de orientação; outros)
    • Iniciativas Integradas
      (estruturação; programa de atividades; divulgação; inscrições; suporte & logística)
    • Material de Secretaria
      (consumo; permanente; máquinas & equipamentos)
    • Conferencistas
      (manual de orientação; formulários para currículo, resumo do trabalho e material de suporte; mapa de localização)
    • Serviços de Apoio aos Participantes
      (hospedagem; passagem; traslados; opcionais – agência de turismo oficial)
    • Sessões Solenes
      (abertura; encerramento; keynote speaker – convites; confirmações; cerimonial & protocolo – noções básicas)
    • Suporte e Logística
      (audiovisual; sinalização; decoração; serviço médico; fotografia; filmagem; serviços públicos – policiamento; trânsito; outros)
    • Feira ou Exposição Paralela 

      Aspectos básicos de organização:
      – planta-baixa do local
      – montadora oficial dos estandes
      – registro do evento
      – folheto promocional
      – regulamento & manual do expositor
      – equipe de vendas x comercialização das áreas
      – projetos de energia elétrica e hidráulica
      – taxas e impostos
      – avaliação e inspeção dos órgãos públicos competentes
      – seguro de responsabilidade civil dos visitantes
      – cronograma de montagem, realização e desmontagem

      Esquema de visitação 
      – divulgação e convites
      – telemarketing

      Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores
      – credenciamento,
      – alimentação
      – carga e descarga de materiais
      – segurança, limpeza
      – salas para reuniões de negócios
      – estacionamento privativo ou cartões de desconto
      – depósito de mercadorias

      Atendimento a visitantes
      – credenciamento específico
      – balcão de informações
      – catálogo oficial
      – pontos multimídia
      – guarda-volumes

      Genéricos 
      – sinalização
      – decoração e jardinagem
      – central de recados
      – visitas de inspeção de fiscais
      – supervisão e acompanhamento integral
      – desmontagem.


    REALIZAÇÃO

    • Entrega de Material
      (montagem da secretaria; esquema de atendimento; informações; outros).
    • Controle das Atividades 
      (gerenciamento dos horários das palestras)
    • Supervisão 
      (serviços de terceiros; centro de convenções; outros)
    • Atendimento em Geral 
      (participantes; autoridades; imprensa; convidados; conferencistas; salas; auditórios)
    • Assessoria aos Membros das Comissões
      (relatórios; documentos; providências afins)
    • Confecção e Distribuição 
      (listagem dos inscritos; certificados; formulários de avaliação)

    PÓS-EVENTO
    • Elaboração de Relatórios
      (financeiros; operacionais)
    • Prestação de Contas
      (previsto x realizado = resultado / previsão orçamentária)
    • Cartas de Agradecimento
      (conferencistas, convidados, expositores, pessoal de apoio)

    Este material foi cedido pelo consultor:
    Paulo Celso de Bruin – [email protected]

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